Co vás čeká v tomto článku?
- Kde se ve fakturaci ztrácí čas a co jde odebrat
- Kterým krokem začít, aby se automatizace rychle vrátila
- Jak ušetřit v programu, který už máte, a nic nevyvíjet
- Faktura rovnou z objednávky: bez přepisování a překlepů
- Přijaté faktury: nepřepisujete, jen kontrolujete a schvalujete
- Co zůstává na vás a na účetní, abyste měli fakturaci pod kontrolou
- Kdy se automatizace fakturace nevyplatí a co udělat místo ní
- Časté dotazy o automatizaci fakturace: cena, rizika a účetní
Na konci měsíce sedíte nad fakturami. Jednu vystavit, druhou poslat, u třetí zjistit, jestli ji zákazník zaplatil, čtvrtou přepsat z e-mailu do tabulky a pak všechno předat účetní. Jednotlivý krok trvá pár minut, dohromady to ale může být několik hodin měsíčně. Když se při přepisování splete číslo, faktura se musí opravit a platba může přijít později. Když se zapomene upomínka, peníze zůstávají u zákazníka.
Automatizace fakturace neznamená, že faktury přestanete řídit. Znamená, že opakované kroky za vás udělá program a vy zůstanete u rozhodnutí. V článku projdu celý tok faktur ve firmě, ukážu, které kroky jdou odebrat jako první a které musí zůstat na člověku nebo na účetní. Uprostřed najdete jednoduchý výpočet, kolik vám to může ušetřit, a v samostatné kapitole poctivě i případ, kdy se to nevyplatí.
Chcete rovnou zjistit, kde máte nejvíc ruční práce? Napište mi přes kontakt. Projdeme spolu jeden proces s fakturami a ukážu vám, kde se vám nejvíc vyplatí začít.
Kde se ve fakturaci ztrácí čas a co jde odebrat
Faktury ve firmě obvykle procházejí pěti kroky: vystavení, odeslání, hlídání plateb, zpracování přijatých faktur a předání účetní. Čas se ztrácí hlavně tam, kde se stejná informace přepisuje z jednoho místa na druhé. Když víte, kde to ve firmě je, víte, co automatizovat dřív a co později.
Tabulka ukazuje, co se na každém kroku obvykle dělá ručně a co jde odebrat.
| Krok | Co se dělá ručně | Co jde odebrat | Co zůstává na člověku |
|---|---|---|---|
| Vystavení faktury | Přepsání údajů z objednávky nebo smlouvy do fakturačního programu | Faktura se vytvoří z objednávky nebo ze šablony pravidelné fakturace | Kontrola nestandardních případů, například slev nebo individuální ceny |
| Odeslání zákazníkovi | Export PDF, napsání e-mailu, příloha | Program pošle fakturu sám ve chvíli, kdy vznikne | Ruční odeslání u zákazníků s vlastními požadavky |
| Hlídání plateb | Procházení bankovního výpisu a porovnávání s fakturami | Automatické přiřazení příchozích plateb k fakturám (po propojení s bankou) a upomínky po splatnosti | Platby, které se nepodařilo přiřadit, a rozhodnutí o důraznější upomínce |
| Přijaté faktury | Přepisování dodavatele, částky a splatnosti z e-mailu nebo PDF | Přečtení údajů z dokladu a předvyplnění | Schválení, že fakturu opravdu čekáte a částka sedí |
| Předání účetní | Posílání dokladů e-mailem, hlídání, co už odešlo | Doklady lze sbírat na jednom místě a předat účetní bez posílání e-mailem | Zaúčtování, DPH a ostatní účetní práce |
Který krok vám bere nejvíc času, záleží na tom, jestli fakturujete pár velkých zakázek, nebo stovky drobných objednávek. U jedné firmy je to přepisování z objednávek, u druhé hlídání neplatičů.
Kterým krokem začít, aby se automatizace rychle vrátila
Doporučuji začít krokem, který se opakuje nejčastěji a nejméně vyžaduje úsudek. Často to bývá vystavení a odeslání faktury, hned za ním přiřazování plateb a upomínky. Přijaté faktury nechávám až na konec, protože tam je potřeba nejvíc lidské kontroly. Pořadí si ověřte podle svých čísel, nebo ho spočítáme společně na konzultaci.
Přínos si můžete spočítat sami. Ukázkový model s ilustračními čísly, která si přepište na svá:
- Předpoklad: jedna faktura vás stojí v součtu 6 minut ruční práce (vystavení, odeslání, kontrola úhrady). Hodinu práce počítáme na 500 Kč.
- Firma s 40 fakturami měsíčně: 40 × 6 minut = 240 minut, tedy 4 hodiny. To je 2 000 Kč měsíčně, 24 000 Kč ročně.
- Firma s 200 fakturami měsíčně: 200 × 6 minut = 1 200 minut, tedy 20 hodin. To je 10 000 Kč měsíčně, 120 000 Kč ročně.
Vstupní automatizace u mě začínají od 20 000 Kč, přesnou cenu pro váš případ určíme po hovoru. Pokud by automatizace nahradila celou tuto ruční práci a ušetřený čas byste využili jinak, například na zakázky, vrátila by se vstupní automatizace za 20 000 Kč u firmy se 40 fakturami měsíčně zhruba za 10 měsíců. U firmy s 200 fakturami by to bylo zhruba za 2 měsíce. Je to zjednodušený model. Nezahrnuje průběžný provoz po spuštění, který je třeba připočítat, ani chyby, kterým se automatizací vyhnete. Nepočítá ani s tím, že část kontroly zůstane na vás.
Kolik času vás stojí fakturace u vás? Spočítám to s vámi na konzultaci online zdarma.
Jak ušetřit v programu, který už máte, a nic nevyvíjet
Mnoho věcí z tabulky nemusíte programovat. Obvyklé fakturační programy už umějí část práce samy, stačí ji zapnout. Ušetříte tak peníze i čas a vlastní řešení se obvykle vyplatí až tam, kde hotový program nestačí.
Například Fakturoid na svých stránkách uvádí pravidelnou fakturaci, automatické upomínky po splatnosti a automatické přiřazení příchozích plateb k fakturám. iDoklad uvádí automatické upomínky při zpoždění úhrady a propojení s bankou. Co přesně program umí, záleží na tarifu a na vaší bance, proto si to před rozhodnutím ověřte u dodavatele. Jak jeden z nich napojit na web nebo e-shop (přes API, tedy rozhraní, kterým si programy předávají data), popisuji v článku Fakturoid API: jak automatizovat fakturaci a ušetřit čas. Podrobněji o iDokladu píšu ve slovníkovém hesle „Co je iDoklad“.
Doporučuji nejdřív zapnout, co umí program, který už platíte. Teprve když potřebujete něco, co mu chybí, třeba propojení s vlastním systémem nebo s objednávkami, vyplatí se řešit napojení na míru.
Než koupíte jakékoli nové řešení, projděte nastavení fakturačního programu a zjistěte, které automatické funkce máte zapnuté. Může se stát, že platíte za funkce, které nevyužíváte.
Faktura rovnou z objednávky: bez přepisování a překlepů
Pokud zákazníci objednávají přes web, e-shop nebo rezervační formulář, jde faktura vystavit rovnou z objednávky. Údaje z objednávky pak obvykle nemusí nikdo přepisovat do fakturačního programu. Přínos je největší u firem s mnoha menšími objednávkami: ušetří se opakovaný přepis a sníží se riziko, že se při něm splete číslo.
Zákazník vyplní objednávku a faktura se vystaví z jeho údajů sama. Vy ji jen v případě potřeby zkontrolujete. Jak se různé firemní systémy propojují, vysvětluji v článku API integrace firemních systémů. Z vlastní praxe: pro herní e-shop Key4You jsem postavil automatizaci objednávek.
Napojení faktur na objednávky se vždy nastavuje podle toho, jak firma objednávky zpracovává.
Pokud web, e-shop nebo rezervace ve firmě už máte a chcete je propojit s fakturací, řeším to v rámci vývoje webových aplikací na míru. Napište přes kontakt, jak objednávky dnes zpracováváte.
Když se z automatizace faktur stane širší potřeba, například objednávky, zákazníci a fakturace na jednom místě, vyplatí se zvážit firemní informační systém.
Přijaté faktury: nepřepisujete, jen kontrolujete a schvalujete
Přijaté faktury lze často předvyplnit. Program z PDF nebo skenu faktury přečte dodavatele, částku a splatnost a nabídne je ke kontrole. Tomuto čtení se říká vytěžování, podrobněji ho vysvětluji ve slovníkovém hesle „Co je vytěžování faktur“. Přínos je v tom, že nepřepisujete, jen kontrolujete.
Čtení údajů se může splést. Proto doporučuji, aby u přijaté faktury vždy zůstalo schválení člověkem: platíte jen to, co jste objednali, a ve výši, na které jste se dohodli. Čas se ušetří při přepisování, kontrola zůstává.
Nejde jen o ušetřené minuty. Vlastní zkušenost s automatizací administrativy mám například u týdenního reportingu práce pro klienty z Freela, který mi připravuje automatizace. Psal jsem o něm v článku 3 automatizace, které mi v praxi šetří hodiny času každý týden, kde o svých automatizacích shrnuji:
„Šetří mi hlavně pozornost, ne jen čas.“
Pavel Szabo
Co zůstává na vás a na účetní, abyste měli fakturaci pod kontrolou
Na člověku zůstává všechno, co vyžaduje úsudek nebo odpovědnost: schválení přijaté faktury, rozhodnutí u sporné platby a výjimky u zákazníků. Zaúčtování, DPH a kontrolní hlášení (přehled, který firma podává finančnímu úřadu) obvykle řeší účetní. Automatizace jí práci neodebírá, doklady jí může dodat dřív a ve srozumitelnější podobě.
- Platby, které program nepřiřadí, musíte projít vy a rozhodnout, ke které faktuře patří. Může se to stát například tehdy, když zákazník zapomene uvést variabilní symbol.
- Upomínky může posílat program, ale u důležitého zákazníka se vyplatí osobní telefonát. Rozhodnout, kdy upomínka nestačí, je vaše práce.
- Účetní potřebuje doklady včas a ve správné podobě. S ní se předem domluvte, v jaké formě je chce dostávat, aby jí automatizace nepřidala práci navíc.
Pokud chcete s automatizací začít, ale nevíte, kde přesně se zastavit s kontrolou, napište mi. Společně určíme, co necháme na programu a co na člověku.
Kdy se automatizace fakturace nevyplatí a co udělat místo ní
Pokud vystavujete jen několik faktur měsíčně, vlastní automatizace se pravděpodobně nevyplatí. Podle modelu výše by se při 10 fakturách měsíčně (zhruba hodina ruční práce, tedy 500 Kč měsíčně) vstupní automatizace za 20 000 Kč vracela přes tři roky. Ruční práce je pak malá a stačí funkce, které má běžný fakturační program. Ušetříte i náklad na vývoj.
Podobně je to tam, kde se faktury výrazně liší jedna od druhé a každá vyžaduje individuální rozhodnutí. Takové procesy se automatizují hůř a přínos bývá menší. Neznamená to ale, že nemá smysl se zeptat: třeba jen jeden krok, například upomínky, jde odebrat i u takové firmy. Zda to platí u vás, ověříme na konzultaci online zdarma. Řeknu vám poctivě, jestli se to vyplatí.
Širší pohled na to, jak automatizaci procesů ve firmě zvolit, aby dávala smysl, najdete v článku Automatizace procesů v podnikání.
Co si z článku odnést?
- Faktury ve firmě procházejí pěti kroky: vystavení, odeslání, hlídání plateb, přijaté faktury a předání účetní.
- Doporučuji začít krokem, který se opakuje nejčastěji a vyžaduje nejméně úsudku, často vystavením, odesláním a hlídáním plateb.
- Část práce často zvládne fakturační program, který už máte. Rozsah záleží na tarifu a bance, ověřte si ho u dodavatele.
- Faktura jde vystavit rovnou z objednávky na webu nebo v e-shopu, bez přepisování.
- Na člověku zůstává schvalování přijatých faktur a rozhodování u sporných plateb, na účetní zaúčtování a DPH.
- Při pár fakturách měsíčně se vlastní automatizace pravděpodobně nevyplatí, nejdřív využijte funkce programu.
Časté dotazy o automatizaci fakturace: cena, rizika a účetní
Jak automatizovat fakturaci?
Nejdřív zjistěte, který krok vám bere nejvíc času, a odeberte ho. Začněte funkcemi fakturačního programu, který už používáte: pravidelná fakturace, upomínky, přiřazování plateb. Pokud potřebujete napojení na web, e-shop nebo vlastní systém, pomůže automatizace na míru. Obecný postup najdete také v článku o napojení Fakturoidu na jiné systémy přes API (rozhraní pro předávání dat).
Kolik automatizace fakturace stojí?
Vstupní automatizace začínají od 20 000 Kč, sazba je 2 000 Kč za hodinu bez DPH. Přesná cena vzniká po hovoru podle toho, kolik kroků a systémů se propojuje. Nezávazný odhad získáte na konzultaci online zdarma.
Nahradí automatizace fakturace účetní?
Ne. Zaúčtování dokladů, DPH a kontrolní hlášení dál řeší účetní. Automatizace odebírá opakované kroky před ní, například přepisování a posílání dokladů.
Může program fakturovat chybně?
Špatná vstupní data nebo chybné nastavení mohou vést k chybné faktuře, například když je v objednávce nesprávná cena. Automatizace pak chybu může přenést dál. Proto se u nestandardních případů a u přijatých faktur vyplatí kontrola člověkem.
Vyplatí se to, když vystavuji jen pár faktur měsíčně?
Vlastní automatizace pravděpodobně ne, stačí funkce běžného fakturačního programu. Zda se vyplatí jeden konkrétní krok, ověříme společně na konzultaci online zdarma.
Musím kvůli automatizaci změnit fakturační program?
Ne nutně. Pokud váš program umí napojení na jiné systémy, automatizace se postaví kolem něj. O výměně má smysl uvažovat až tehdy, když program potřebné napojení vůbec nenabízí.
Chcete vědět, kde ve vašem toku faktur je nejvíc ruční práce? Napište přes kontakt nebo si rezervujte konzultaci online zdarma. Projdeme jeden konkrétní proces s fakturami a zjistíme, kde vzniká zbytečná práce a chyby.
Stavím firmám AI agenty a automatizace na míru
Pavel Szabo
Programátor webů, eshopů a informačních systémů s více než 23 lety praxe. Pomáhám firmám i jednotlivcům s online podnikáním, automatizacemi a využitím AI v praxi.
