Implementace webového informačního systému: jak probíhá od zadání po ostrý provoz a co při ní musí udělat firma

Firma se rozhodne nahradit tabulky a e-maily jedním systémem. Programování je ale jen část cesty. Pokud nikdo předem nepopíše, jak objednávka putuje od poptávky přes sklad až k faktuře, systém se postaví podle odhadu. Lidé se pak mohou vrátit k tabulkám. Firma platí za systém, který nikdo nepoužívá, a skutečná data dál žijí ve starých tabulkách.

Implementace informačního systému je celá cesta od prvního rozhovoru po ostrý provoz, ne jen napsání kódu. Ukážu, v jakém pořadí na sebe kroky navazují, co při nich dělá firma, kde se projekt často zdržuje a podle čeho poznáte, že jste na zavedení připraveni. Příklady píšu pro webové informační systémy, tedy systémy, které běží v prohlížeči a používají je lidé ve firmě i klienti. V hlavních rysech podobně probíhá implementace i u jiných systémů.

Chcete-li si nejdřív ověřit, jestli váš proces vůbec patří do systému, rezervujte si konzultaci online zdarma. Nemusíte přijít s hotovým zadáním, stačí popsat, jak práce ve firmě dnes probíhá. Podrobnosti o tom, jak podnikové informační systémy stavím, najdete na stránce služby.

Co implementace webového informačního systému obnáší

Implementace je zavedení systému do běžné práce firmy. Zahrnuje analýzu, nastavení nebo vývoj, přenos dat ze starého řešení, testování, zaškolení lidí a samotné spuštění. Vývoj je jen psaní kódu, implementace je širší. Podrobnější výklad slova najdete v hesle co je implementace.

Informační systém je jeden program, ve kterém firma vede zákazníky, objednávky, sklad nebo faktury místo tabulek a e-mailů. Webový informační systém je takový, který běží v internetovém prohlížeči. Zaměstnanci se do něj přihlásí z kancelářského počítače i z telefonu a podle oprávnění vidí jen to, co mají vidět. K vybraným částem systému se mohou přihlašovat i klienti, například k objednávkám nebo rezervacím. Firma nemusí na jednotlivé počítače nic instalovat.

Když víte, co do implementace patří, nekoupíte jen programování a nezůstanete po spuštění s nezaškolenými lidmi a bez historie dat.

Jak takový systém v praxi vypadá, ukazují projekty, které jsem postavil. Pro jazykovou školu Just English jsem vytvořil systém pro výuku. Pro portál ProWeddy, katalog svatebních profesionálů, jsem vytvořil členské tarify s platbami a rezervace. Obě řešení vedou agendu, kterou by firma jinak řešila ručně.

Jak implementace probíhá: šest kroků od zadání po provoz

Implementace obvykle prochází šesti kroky. U menšího systému se některé kroky spojí, u většího se každý opakuje po částech. Pořadí je ale stejné a přeskočit jej se nevyplatí: chyba v zadání se pak opravuje později a obvykle dráž.

1. Jak se z procesu stane zadání?

Vývoj nezačíná u kódu, ale u toho, jak firma skutečně pracuje. Projdeme jeden proces od začátku do konce, například cestu objednávky od poptávky po fakturu: kdo ji zadá, kdo ji schvaluje, kde se přepisují údaje a kde vznikají chyby. Z toho vznikne zadání, tedy popis toho, co má systém umět a co ne.

Co dělá firma: popíše proces a rozhodne, které části mají v systému být první.
Co z toho máte: zaplatíte méně za funkce, které lidé nepoužijí, a zadání se v půlce projektu nemusí přepisovat.

2. Co obsahuje návrh systému?

Z analýzy vzniká návrh: jaké budou klíčové obrazovky, jaká data se budou evidovat a kdo bude mít jaká oprávnění. Návrh se upravuje podle připomínek, dokud ho firma nepotvrdí. Čím přesnější návrh, tím rychlejší je následný vývoj.

Co dělá firma: zkontroluje návrh očima lidí, kteří se systémem budou pracovat, a ptá se, jak by v něm vyřídili konkrétní případ.
Co z toho máte: zjistíte nedostatky na papíře, kde je oprava levná, ne až po naprogramování, kde stojí víc.

3. Proč se systém vyvíjí po částech?

Systém se staví po částech, takže první funkční verzi vidíte brzy, ne až na konci projektu. Při každé části můžete říct, co sedí a co ne. Nejdřív se například zprovozní evidence zákazníků, pak objednávky, nakonec přehledy. Takto postupuji u vývoje webových aplikací na míru.

Co dělá firma: průběžně zkouší hotové části a dává zpětnou vazbu.
Co z toho máte: riziko špatně pochopeného zadání se odhalí včas.

4. Proč testovat na skutečných datech?

Systém, který funguje s třemi vymyšlenými zákazníky, může selhat se třemi tisíci skutečných. Testuje se proto na datech podobných skutečnému provozu: vaše ceníky, skutečné objednávky, výjimky, které se ve firmě vyskytují. Tady se ukážou chyby, které s vymyšlenými daty nevyplavou.

Co dělá firma: dodá vzorek reálných dat a projde několik běžných i nepříjemných případů.
Co z toho máte: chybu najdete dřív, než ji uvidí zákazník nebo než se objeví na faktuře.

5. Jak probíhá přechod ze starého řešení?

Přechod ze starého řešení má tři části. Zaprvé se do nového systému přenesou data: zákazníci, objednávky, sklad, historie. Zadruhé se systém napojí na to, co firma už používá, třeba účetnictví nebo e-shop. Jak se systémy propojují, vysvětluje článek o propojení firemních systémů, tedy o tom, jak si programy předávají data samy. Zatřetí se zaškolí lidé. Systém může být hotový, ale bez historie objednávek nebo bez lidí, kteří v něm umí pracovat, s ním firma nezačne. Právě přesun dat a zaškolení se často podcení.

Co dělá firma: určí, kdo za data odpovídá, a vyčlení čas na zaškolení. Rozhodne také, zda starý a nový systém poběží chvíli vedle sebe, nebo se přepne najednou.
Co z toho máte: víte předem, kdy se přestane pracovat ve starých tabulkách, a lidé se nového systému nemusí bát.

6. Co se děje po spuštění?

Spuštěním to nekončí. Mohou se objevit drobné chyby, lidé přijdou s dalšími požadavky a proces se časem změní. Provoz na implementaci navazuje: opravy chyb, aktualizace a další rozvoj podle potřeby. Zdrojový kód i data zůstávají vaše, po spuštění platíte reálné provozní náklady (Hosting, doménu, externí služby), ne licenci za používání. Provoz a rozvoj si můžete u mě objednat, když chcete, ne proto, že musíte.

Co dělá firma: sbírá podněty od lidí a rozhoduje, co se upraví jako první.
Co z toho máte: systém roste spolu s firmou a nemusíte po čase začínat znovu.

Máte před sebou proces, který by se do systému hodil, ale nevíte, kde začít? Na konzultaci začínám jedním konkrétním procesem a společně projdeme, odkud informace přicházejí, kdo s nimi pracuje, kde se přepisují a kde vznikají chyby. O řešení se rozhodujeme až potom, takže předem rozhodovat nemusíte. Rezervujte si konzultaci online zdarma.

Na stránce o vývoji webových aplikací na míru to říkám takto:

Co musí udělat firma a co dodavatel

Dodavatel systém postaví, ale firma ho musí naplnit rozhodnutími. Doporučuji určit jednu osobu, která rozhoduje o procesu a zadání, a dva nebo tři lidi, kteří budou systém používat nejčastěji a budou ověřovat hotové části. Tabulka shrnuje, kdo se čeho účastní v jednotlivých krocích.

Z tabulky je vidět, že firma do projektu vkládá vlastní čas, který dodavatel nenahradí. Projekt se často zpomalí, když nikdo na straně firmy nemá čas rozhodovat. Pomůže, když určíte jednoho člověka, který za proces odpovídá, a ostatním dopředu řeknete, kdy budete potřebovat jejich pomoc. Když to víte dopředu, projekt se neprotahuje čekáním na rozhodnutí.

Jak dlouho implementace trvá a co ji zdržuje

Přesnou délku neumím říct bez znalosti rozsahu. Menší aplikace trvá týdny, větší systém několik měsíců. Analýza a návrh samy o sobě mohou zabrat několik týdnů. Vždy záleží na počtu částí, napojení na další systémy a na tom, jak rychle firma odpovídá. Orientační rozpětí ceny uvádím na stránce služby, přesnou cenu řeknu až po zadání.

Zdržení mívá několik častých příčin:

• Nejasné zadání. Když si lidé ve firmě proces vykládají různě, systém se přestavuje a projekt se prodražuje.
• Rozhodnutí se táhnou. Otázky čekají na schválení několika lidí a vývoj se zastavuje.
• Data ve starých tabulkách. Duplicity, různé zápisy téhož zákazníka nebo chybějící údaje je nutné nejdřív opravit, jinak se chyby přenesou do nového systému.
• Změny zadání uprostřed. Drobná úprava je v pořádku, nový proces přidaný uprostřed vývoje většinou znamená další rozsah práce a vlastní cenu.
• Zaškolení na poslední chvíli. Systém je hotový, ale lidé ho neznají a vracejí se k tabulkám.

Většinu těchto příčin je levnější řešit na začátku než uprostřed vývoje.

Je vaše firma na zavedení systému připravená?

Firma je připravená, když umí popsat, jak práce dnes probíhá, a ví, kdo za proces odpovídá. Zbytek se dá doladit v analýze. Zkuste si odpovědět na těchto pět otázek:

1. Umíte popsat jeden konkrétní proces od začátku do konce, například od poptávky po fakturu?
2. Víte, kdo za něj odpovídá a kdo o něm smí rozhodovat?
3. Máte data, která se mají přenést, a víte, kde jsou uložená?
4. Víte, s jakými nástroji se má systém propojit (účetnictví, e-shop, sklad)?
5. Víte, co musí fungovat hned první den a co může počkat?

Odpověď „ne“ u dvou nebo více otázek neznamená, že do systému nemáte jít. Znamená, že je třeba začít analýzou, ne vývojem. Právě na tuto část se hodí krátká konzultace, na které společně zjistíme, co už máte popsané a co chybí. Odpovědi vám ušetří zbytečný vývoj nad nejasným zadáním.

Nový systém také nemusí být vždy správný první krok. Pokud tabulky ve firmě zatím fungují a problém je spíš v tom, že každý je vede jinak, může stačit sjednotit pravidla. Podle čeho to poznáte, popisuje článek kdy firmě přestanou stačit tabulky. Zda se to týká právě vás, ověříme na konzultaci.

Hotový systém, nebo vlastní: v čem se implementace liší

Zavést se musí každý systém, hotový i na míru. Hotový systém si koupíte a nastavíte, systém na míru pro vás někdo naprogramuje. Hotový stačí, když pracujete podobně jako většina firem. Například ERP je hotový podnikový systém pro evidenci zakázek, skladu a financí. Systém na míru se vyplatí, když pracujete po svém a hotový program by vám nesedl. Správná volba vás ochrání před přeplácením hotového systému, který nesedí, i před zbytečným vývojem na míru.

Pro rozhodování se hodí tyto texty:

• co je ERP systém, pokud zvažujete hotové řešení pro standardní procesy,
• vlastní CRM (evidence zákazníků a obchodních případů), nebo hotové řešení, kde najdete rozhodovací kritéria,
• co je vendor lock-in, tedy závislost na jednom dodavateli, kterou je dobré řešit ještě před podpisem smlouvy.

Nevíte, kterým směrem jít? Napište mi přes kontakt nebo si rezervujte konzultaci online zdarma. Projdeme jeden proces a řeknu vám poctivě, jestli vám stačí hotové řešení, nebo se vyplatí vlastní. Další informace o informačních systémech, které stavím, najdete na stránce služby.

Časté dotazy

Co je implementace informačního systému?

Je to zavedení systému do každodenní práce firmy: analýza procesu, nastavení nebo vývoj, přenos dat, testování, zaškolení lidí a spuštění do ostrého provozu. Je širší než samotné programování.

Jak dlouho implementace trvá?

Záleží na rozsahu. Menší aplikace trvá týdny, větší systém několik měsíců. Analýza a návrh mohou zabrat několik týdnů samy o sobě. Systém se staví po částech, takže první funkční verzi uvidíte brzy.

Kolik času musí věnovat lidé ve firmě?

Doporučuji jednu osobu, která rozhoduje o procesu a zadání, a dva nebo tři lidi, kteří zkouší hotové části. Kolik času to zabere, záleží na velikosti systému. Odhad uděláme společně na konzultaci online zdarma.

Musí se při přechodu zastavit provoz firmy?

Ne nutně. Starý a nový systém mohou chvíli běžet vedle sebe, nebo se může přepnout najednou. Výběr závisí na konkrétním procesu a na tom, jak moc se firma bez systému obejde. Postup se domlouvá předem, ještě před spuštěním.

Co implementaci často zdržuje?

Nejasné zadání, pomalá rozhodnutí, špatná data ve starých tabulkách, změny zadání uprostřed vývoje a zaškolení až na poslední chvíli. Většinu z nich jde ošetřit už na začátku projektu.

Kolik implementace informačního systému stojí?

Cena vychází z rozsahu, počtu částí a napojení na další systémy. Nejdřív proběhne analýza a sepíšeme zadání, pak dostanete cenovou nabídku s jednotlivými položkami. Orientační rozpětí najdete na stránce služby, upřesnit ho pro váš případ můžete na konzultaci online zdarma.

Čím se liší implementace od vývoje?

Vývoj je psaní samotného kódu. Implementace je širší a zahrnuje i nastavení, napojení na další systémy, testování, zaškolení a předání do provozu.

Chcete vědět, jestli je váš proces připravený na zavedení systému? Napište přes kontakt nebo si rezervujte konzultaci online zdarma. Projdeme jeden konkrétní proces a zjistíme, kde vzniká zbytečná práce, chyby nebo závislost na lidech.

Pavel Szabo

Programátor webů, eshopů a informačních systémů s více než 23 lety praxe. Pomáhám firmám i jednotlivcům s online podnikáním, automatizacemi a využitím AI v praxi.

Domluvte si konzultaci zdarma