Co vás čeká v tomto článku?
Tento týden vám přináším tři témata. Všechna tři témata spojuje jedna myšlenka: nestačí firemní znalosti pouze zapisovat. Důležité je, aby je lidé dokázali najít, využívat při práci a poučit se z nich při dalším rozhodování.
- Proč zavedený systém zůstává prázdný, i když s ním všichni souhlasili.
- Proč nestačí dokumentovat pouze pracovní postupy a jak uchovávat zkušenosti z dokončených projektů, aby z nich mohli těžit i ostatní kolegové.
- Proč může být nebezpečné dělat důležitá firemní rozhodnutí pouze na základě rychlého vyhledávání nebo shrnutí od AI.
Proč se systém, který jste zavedli, nepoužívá
Na konci srpna napsal text o nepoužívaných systémech Mike Schmitz, americký autor webu Practical PKM, který se dlouhodobě věnuje práci s poznámkami a osobními znalostními systémy. Schmitz sice popisuje vlastní problém s pravidelným publikováním na sociálních sítích, ale jeho zkušenost nabízí zajímavý pohled i na zavádění firemních systémů. Samotné pořízení nástroje totiž ještě nezaručuje, že ho lidé začnou používat.
Ve svém textu Schmitz rozděluje překážky na tři druhy: logické, biologické a psychologické. Logické se dají vyřešit vysvětlením. Biologické, typicky únava, se vysvětlit nedají. A ty psychologické popisuje větou, která stojí za zapamatování.
„Většina těchhle přesvědčení nepřežije, když je napíšete. Fungují jen potmě." (volně přeloženo)
Pro majitele firmy z toho plyne praktická úvaha, i když Schmitz psal o sobě. Když zavedete sdílený systém pro firemní postupy a po měsíci ho téměř nikdo nepoužívá, další školení nemusí být tím správným řešením. Příčina může být na straně lidí: obava, že to udělají špatně, nejasnost, kdo za to odpovídá, nebo prostý fakt, že ve chvíli, kdy je potřeba, mají plnou hlavu něčeho jiného. Stejně dobře ale může být v samotném systému. Zaměstnanci ho nemusí používat například proto, že se v něm špatně vyhledává, informace nejsou aktuální nebo je práce s ním zbytečně komplikovaná. Proto je nejdřív potřeba zjistit příčinu a teprve potom navrhovat řešení.
Co s tím můžete udělat už tento týden?
Vyberte jeden postup, o kterém víte, že se nepoužívá, a zeptejte se tří lidí přímo: co vás odradí, když ho máte otevřít? Odpovědi si zapište doslova, bez obhajoby systému. Potom se rozhodněte, jestli měnit nástroj, nebo tu konkrétní překážku.
Proč nestačí dokumentovat jen pracovní postupy
V polovině září Schmitz přidal druhý text, který jde ještě o kus dál. Tvrdí, že poznámka uložená kvůli konkrétnímu úkolu se použije jednou a pak utichne. Hodnotu podle něj mají spíš záznamy, které si člověk uložil proto, že ho zaujaly, i když v tu chvíli nevěděl proč.
Schmitz to píše o osobních poznámkách. Ve firmě z toho ale plyne užitečné rozlišení. Směrnice popisuje, jak se má postupovat. Zkušenost popisuje, co se stalo, když se postupovalo takhle. V praxi se často setkávám s tím, že firmy dokumentují především pracovní postupy. Zkušenosti z dokončených projektů ale systematicky nezaznamenávají.
Když u klienta dokončím projekt, nejcennější věc si odnesu v jedné poznámce: „tenhle export selhal, protože dodavatel posílá ceny s čárkou". Za rok si na to sám nevzpomenu, zápis ano. Proto si vedu vedle zadání i deník toho, co mě v projektu překvapilo.
Zaveďte k zápisům z projektů jednu povinnou kolonku: co nás překvapilo. Jedna věta stačí. Za půl roku se může stát částí dokumentace, do které se vracíte nejčastěji.
Co s tím můžete udělat už tento týden?
Projděte poslední tři dokončené zakázky a u každé napište jednu větu o tom, co jste se naučili. Uložte je na jedno místo, klidně do firemního informačního systému, který už používáte. Kolik z těch tří vět by kolega potřeboval znát?
Co se stane, když se rozhoduje podle rychlé rešerše
Mít informace uložené a snadno dostupné je jedna věc. Druhá je správně jim rozumět. A právě tady vzniká další problém: když dnes dokážeme během několika minut získat přehled téměř o čemkoli, můžeme snadno nabýt dojmu, že dané problematice rozumíme více, než tomu skutečně je.
Toto riziko tento týden popsal Curtis McHale, kanadský vývojář a autor, který píše o čtení a práci se znalostmi. Odkazuje na knihu Toma Nicholse The Death of Expertise a tvrdí, že kdo si téma jen vyhledá a proletí titulky, začne se považovat za znalce a přestane poslouchat ostatní. Podle McHala k tomu dnes přispívají i shrnutí od AI.
Jde o jeho osobní pozorování, žádná data ho nepodkládají. Sedí ale na situaci, kterou zná skoro každý podnikatel. Finanční poradce si za dvacet minut nastuduje novou daňovou úpravu, získá pocit jistoty a poradí podle toho klientovi. Problém se ukáže až za rok.
Co s tím můžete udělat už tento týden?
Vezměte jedno rozhodnutí, které chystáte, a napište si, odkud máte podklady. Je za tím vlastní zkušenost, člověk, který to dělá roky, nebo dvacet minut hledání? U důležitých rozhodnutí, kde jde o peníze nebo o závazek na roky, se vyplatí rychlou rešerši doplnit o zkušenost a o ověřené, aktuální zdroje. Ani samotná zkušenost přitom nemusí být správná nebo přenositelná do jiné situace.
Co z toho plyne pro firemní znalosti
Nástrojů na ukládání znalostí je dnes hodně. Samotný nástroj ale nestačí. Důležité je, zda lidé potřebné informace snadno najdou, zda jsou aktuální a zda obsahují nejen pracovní postupy, ale také zkušenosti z předchozích projektů.
Pokud máte pocit, že ve firmě řešíte pořád dokola to samé, bývá za tím otázka, kde znalost leží a jak rychle se k ní kdokoli dostane. Souvisí to i s automatizací procesů, protože zautomatizovat se dá jen postup, který někdo popsal. A pokud vás zajímá, jak se celé téma pojmenovává odborně, mám k němu samostatné vysvětlení znalostního managementu.
#START-STRUCNE#
- Když se systém nepoužívá, příčina nemusí být na straně zaměstnanců. Může být i v samotném systému nebo v nastavení procesu. Nejdřív ji zjistěte, potom navrhujte řešení.
- Firmy často dokumentují hlavně pracovní postupy a zkušenosti z dokončených projektů nezaznamenávají.
- Jednoduchý způsob, jak zkušenosti uchovávat: u každé zakázky jedna věta o tom, co vás překvapilo.
- U důležitých rozhodnutí doplňte rychlou rešerši o zkušenost a ověřené, aktuální zdroje.
#END-STRUCNE#
Pojďme to probrat osobně
Pokud řešíte něco z výše uvedeného a chcete probrat váš konkrétní projekt, rezervujte si konzultaci zdarma. Společně se podíváme na vaši situaci a najdeme řešení, které dává smysl. Případně mi napište na kontakt a ozvu se vám.
Zdroje
- Mike Schmitz: You Built the System. Why Aren't You Using It? (Practical PKM, 31. 8. 2026)
- Mike Schmitz: Why Most of Your Notes Never Make a Sound (Practical PKM, 14. 9. 2026)
- Curtis McHale: Reversing Knowledge Gains, notes on notes, actionable problems (19. 9. 2026)
Stavím firmám AI agenty a automatizace na míru
Pavel Szabo
Programátor webů, eshopů a informačních systémů s více než 23 lety praxe. Pomáhám firmám i jednotlivcům s online podnikáním, automatizacemi a využitím AI v praxi.
