Co vás čeká v tomto článku?
Tento týden vám přináším tři témata, která spojuje jedna věc: o osud firemních znalostí rozhoduje víc to, co se s nimi stane po zapsání, než jaký nástroj na ně máte.
- Proč zavedený systém zůstává prázdný, i když s ním všichni souhlasili.
- Jaký rozdíl je mezi dokumentací na jeden úkol a zkušeností, která se vrátí.
- Kam vede rozhodování postavené na rychlém přehledu tématu.
Proč se systém, který jste zavedli, nepoužívá
Na konci srpna k tomu napsal text Mike Schmitz, americký autor webu Practical PKM, který se dlouhodobě věnuje práci s poznámkami a osobními znalostními systémy. Jeho pozorování je jednoduché: lidé obvykle nemají problém se systémem, který si postavili. Mají problém do něj vstoupit.
Schmitz rozděluje překážky na tři druhy: logické, biologické a psychologické. Logické se dají vyřešit vysvětlením. Biologické, typicky únava, se vysvětlit nedají. A ty psychologické popisuje větou, která stojí za zapamatování.
„Většina těchhle přesvědčení nepřežije, když je napíšete. Fungují jen potmě." (volně přeloženo)
Pro majitele firmy je to praktická informace. Když zavedete sdílený postup a po měsíci je v něm ticho, další školení situaci nezmění. Lidé většinou vědí, jak to funguje. Něco jim brání to použít: obava, že to udělají špatně, nejasnost, kdo za to odpovídá, nebo prostý fakt, že ve chvíli, kdy je potřeba, mají plnou hlavu něčeho jiného.
Co s tím můžete udělat už tento týden?
Vyberte jeden postup, o kterém víte, že se nepoužívá, a zeptejte se tří lidí přímo: co vás odradí, když ho máte otevřít? Odpovědi si zapište doslova, bez obhajoby systému. Potom se rozhodněte, jestli měnit nástroj, nebo tu konkrétní překážku.
Kdy dokumentace přežije jedno použití
V polovině září Schmitz přidal druhý text, který jde ještě o kus dál. Tvrdí, že poznámka uložená kvůli konkrétnímu úkolu se použije jednou a pak utichne. Hodnotu podle něj mají spíš záznamy, které si člověk uložil proto, že ho zaujaly, i když v tu chvíli nevěděl proč.
Schmitz to píše o osobních poznámkách. Ve firmě z toho ale plyne užitečné rozlišení. Směrnice popisuje, jak se má postupovat. Zkušenost popisuje, co se stalo, když se postupovalo takhle. Většina firem má jen to první.
Když u klienta dokončím projekt, nejcennější věc si odnesu v jedné poznámce: „tenhle export selhal, protože dodavatel posílá ceny s čárkou". Za rok si na to sám nevzpomenu, zápis ano. Proto si vedu vedle zadání i deník toho, co mě v projektu překvapilo.
Hezky to jde vidět na produktu, který na předávání znalostí přímo stojí. U mého klienta JustShop, platformy s jazykovými kurzy a e-booky, se učí přes příběhy, seriály a knížky. Student si odnáší zkušenost zabalenou tak, aby ji nezapomněl. Stejný princip funguje uvnitř firmy.
Zaveďte k zápisům z projektů jednu povinnou kolonku: co nás překvapilo. Jedna věta stačí. Za půl roku je to nejčtenější část vaší dokumentace.
Co s tím můžete udělat už tento týden?
Projděte poslední tři dokončené zakázky a u každé napište jednu větu o tom, co jste se naučili. Uložte je na jedno místo, klidně do firemního informačního systému, který už používáte. Kolik z těch tří vět by kolega potřeboval znát?
Co se stane, když se rozhoduje podle rychlé rešerše
Tento týden na to navázal Curtis McHale, kanadský vývojář a autor, který píše o čtení a práci se znalostmi. Odkazuje na knihu Toma Nicholse The Death of Expertise a tvrdí, že kdo si téma jen vyhledá a proletí titulky, začne se považovat za znalce a přestane poslouchat ostatní. Podle McHala k tomu dnes přispívají i shrnutí od AI.
Jde o jeho osobní pozorování, žádná data ho nepodkládají. Sedí ale na situaci, kterou zná skoro každý podnikatel. Finanční poradce si za dvacet minut nastuduje novou daňovou úpravu, získá pocit jistoty a poradí podle toho klientovi. Problém se ukáže až za rok.
McHale zmiňuje ještě jednu myšlenku, tentokrát z knihy Designing Your Life: co se dá vyřešit akcí, se počítá jako úkol k vyřízení.
Co s tím můžete udělat už tento týden?
Vezměte jedno rozhodnutí, které chystáte, a napište si, odkud máte podklady. Je za tím vlastní zkušenost, člověk, který to dělá roky, nebo dvacet minut hledání? U rozhodnutí, kde jde o peníze nebo o závazek na roky, se vyplatí třetí možnost doplnit o první dvě.
Kam se doba posunula
Všechna tři témata míří na stejné místo. Nástrojů na ukládání znalostí je dnes víc než kdy dřív a jsou levnější. Rozhoduje se to jinde: jestli se do systému někdo dostane ve chvíli, kdy to potřebuje, jestli v něm kromě předpisu najde i zkušenost a jestli se podle toho rozhodne líp než po dvaceti minutách hledání.
Dobře je to vidět na příkladu, kde firma veřejně slibuje rychlost. Herní e-shop Key4You, se kterým spolupracuju, má na webu slíbené doručení klíče během pár minut a podporu s českou obsluhou. Když si takový slib dáte na web, cena pomalého hledání odpovědí u kolegů se najednou počítá v minutách.
Pokud máte pocit, že ve firmě řešíte pořád dokola to samé, bývá za tím otázka, kde znalost leží a jak rychle se k ní kdokoli dostane. Souvisí to i s automatizací procesů, protože zautomatizovat se dá jen postup, který někdo popsal. A pokud vás zajímá, jak se celé téma pojmenovává odborně, mám k němu samostatné vysvětlení znalostního managementu.
Co si z článku odnést?
- Za prázdným systémem bývá překážka na straně lidí. Zeptejte se jich přímo.
- Směrnice popisuje postup, zkušenost popisuje následek. Většina firem má jen to první.
- Jedna věta „co nás překvapilo" u každé zakázky je nejlevnější Znalostní báze, jakou můžete mít.
- U rozhodnutí o penězích nebo o dlouhém závazku nestačí rychlá rešerše. Doplňte ji o zkušenost.
- Když firma slibuje rychlost navenek, potřebuje mít odpovědi po ruce uvnitř.
Pojďme to probrat osobně
Pokud řešíte něco z výše uvedeného a chcete probrat váš konkrétní projekt, rezervujte si konzultaci zdarma. Společně se podíváme na vaši situaci a najdeme řešení, které dává smysl. Případně mi napište na kontakt a ozvu se vám.
Zdroje
- Mike Schmitz: You Built the System. Why Aren't You Using It? (Practical PKM, 31. 8. 2026)
- Mike Schmitz: Why Most of Your Notes Never Make a Sound (Practical PKM, 14. 9. 2026)
- Curtis McHale: Reversing Knowledge Gains, notes on notes, actionable problems (19. 9. 2026)
Stavím firmám AI agenty a automatizace na míru
Pavel Szabo
Programátor webů, eshopů a informačních systémů s více než 23 lety praxe. Pomáhám firmám i jednotlivcům s online podnikáním, automatizacemi a využitím AI v praxi.
